E-Document เทคโนโลยีไร้กระดาษที่จะช่วยคุณ ‘ลดต้นทุน’ ได้อย่างไม่น่าเชื่อ! อีกหนึ่งทางเลือกที่จำเป็นในยุค Touchless Society – Ebizexpoasia

E-Document เทคโนโลยีไร้กระดาษที่จะช่วยคุณ ‘ลดต้นทุน’ ได้อย่างไม่น่าเชื่อ! อีกหนึ่งทางเลือกที่จำเป็นในยุค Touchless Society

E-Document เทคโนโลยีไร้กระดาษที่จะช่วยคุณ ‘ลดต้นทุน’ ได้อย่างไม่น่าเชื่อ! อีกหนึ่งทางเลือกที่จำเป็นในยุค Touchless Society

E-Document

Main idea:

    E-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แบบไร้กระดาษ (Paperless) มีลักษณะเป็นระบบการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับภายในองค์กร/p>

    จุดเด่นของ E-Document คือ การลดปัญหาของทรัพยากรกระดาษที่อาจสิ้นเปลืองเกินความจำเป็น รวมถึงลดค่าใช้จ่ายสำหรับอุปกรณ์สำนักงานบางส่วนด้วยและยังลดปัญหาของความล่าช้าและความผิดพลาดในงานเอกสารได้อย่างดี

    E-Document จะทำงานควบคู่กับ ระบบ BPM ซึ่งเป็นกระบวนการสร้างขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจ (Workflow) บนระบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งไร้กระดาษ (Paperless) ที่จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการขั้นตอนการทำงานให้เป๊ะยิ่งขึ้น ลดเวลาการทำงานและต้นทุน ตลอดจนช่วยบริหารทรัพยากรขององค์กรได้ดีกว่าเดิม

เมื่อเทคโนโลยีพาคุณไปสู่การเก็บเอกสารที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบเอกสารอีกต่อไปอย่าง E-Document หรือ ระบบการจัดเก็บและจัดการข้อมูลเอกสารในรูปแบบไร้กระดาษ (Paperless) ที่กำลังได้รับความนิยมในแวดวงธุรกิจในปัจจุบัน ซึ่งกระบวนการสร้างขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจ (Workflow) บนระบบอิเล็กทรอนิกส์แบบ Paperless ที่ช่วยจัดการระบบการดำเนินงานให้องค์กรยุคใหม่สามารถทำงานได้ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพอย่าง ‘การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Management หรือ BPM) หนึ่งในเครื่องมือที่ถูกนำไปปรับใช้ควบคู่กับระบบ E-Document

8 ข้อดีของ E-Document

1. ทำงานได้บนระบบปฏิบัติการที่หลากหลาย ‘E-Document’ มีความยืดหยุ่นในการทำงาน สามารถทำงานบนระบบปฏิบัติการในยุคนี้ได้อย่างปลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ระบบปฏิบัติการ Windows, MacOS หรือแม้แต่บนสมาร์ทโฟนทั้ง iOS และ Android เป็นต้น

2. ทำงานได้บนเว็บเบราซ์เซอร์ที่หลากหลาย ด้วยคุณสมบัติการทำงานที่ยืดหยุ่น ‘E-Document’ ยังสามารถทำงานบนโปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ได้หลากหลาย เช่น Safari, Firefox หรือ Google Chrome เป็นต้น

3. ค้นหาเอกสารในระบบได้ง่ายดายและรวดเร็วจากเดิม ที่ระบบเอกสารแบบกระดาษจะต้องใช้เวลาในการสืบค้นค่อนข้างมาก อาจจะต้องไปเปิดตู้เอกสาร ค้นหาจากชั้น หรือจากแฟ้ม แต่ระบบ ‘E-Document’ สามารถสืบค้นเอกสารได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วเพียงเสี้ยววินาทีบนระบบออนไลน์

4. จัดการเอกสารได้อย่างง่ายดาย ‘E-Document’ ถูกออกแบบมากให้อำนวยความสะดวกในการจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายได้ ไม่ว่าจะเพิ่ม ลบ เคลื่อนย้าย ส่งต่อ คัดลอก แก้ไข หรือจำแนกหมวดหมู่ของข้อมูล

5. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ อีกสิ่งสำคัญสำหรับตัวองค์กรก็คือความปลอดภัยของข้อมูล ‘E-Document’ จะมาตอบโจทย์ในส่วนนี้ได้ด้วยคุณสมบัติที่สามารถตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วน ให้แก่ผู้ใช้งานแต่ละคนได้

6. สั่งพิมพ์เอกสารได้โดยตรง ‘E-Document’ มีคุณสมบัติซัพพอร์ตการสั่งพิมพ์เอกสารได้โดยตรงจากระบบ โดยที่ไม่ต้องดาวน์โหลดออกไปจากระบบ หรือนำข้อมูลไปแปลงไฟล์ใดๆ ทำให้ลดขั้นตอนในการทำงาน ประหยัดเวลาในการทำงานไปได้มาก

7. ส่งอีเมลเอกสารได้อย่างสะดวก หากจำเป็นต้องส่งอีเมลในรูปแบบ ‘E-Document’ ไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ไม่ต้องแปลงไฟล์หรือนำไปเข้าโปรแกรมใด ๆ ทั้งสิ้น

8. ปรับปรุงและพัฒนาระบบได้ ‘E-Document’ สามารถปรับปรุงและพัฒนาขึ้นได้เรื่อย ๆ ตามเทคโนโลยีที่พัฒนาไปในแต่ละยุค เพื่อให้การทำงานในองค์กรรวดเร็ว มีคุณภาพ และน่าเชื่อถืออยู่เสมอ

สิ่งสำคัญที่สุดของการทำธุรกิจให้ประสบความสำเร็จในยุคดิจิทัลคือ เครื่องมือที่พร้อมเข้ามาช่วยให้การทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นภายในระยะเวลาอันสั้น ระบบมีความเสถียร ปลอดภัย และเชื่อถือได้ ซึ่งการทำงาน ‘WOLF Approve’ หนึ่งในเครื่องมือของระบบ BPM ที่ดำเนินงานเอกสารในระบบด้วย ‘E-Document’ และได้รับความไว้วางใจจากองค์กรใหญ่ชั้นนำแถวหน้าในเมืองไทยมากมาย อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.wolftcb.com

“งาน e-Biz Expo” พร้อมเป็นส่วนหนึ่งในการช่วยผลักดันธุรกิจ E-Commerce (อีคอมเมิร์ซ) ให้เติบโตไปอีกขั้น พร้อมสร้างยอดขาย ต่อยอดธุรกิจในอนาคต ผู้ที่สนใจสามารถติดตามข้อมูลข่าวสารและรายละเอียดเพิ่มเติมของงาน e-Biz Expo งานแสดงบริการด้านธุรกิจออนไลน์ ครั้งที่ 5 ได้ที่ www.ebizexpoasia.com หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ebiz@nccexhibition.com